BlogAI

Je nieuwsbrief schrijven met ChatGPT of Claude

Vraag een chatbot niet om je nieuwsbrief te schrijven, vraag hem om jouw aantekeningen op volgorde te zetten. Wie alleen een opdracht geeft, krijgt een vlotte tekst terug die bij elke willekeurige zaak had gepast. Geef je hem het ruwe materiaal uit je eigen week, dan komt er een versie terug waar je nog aan schaaft, en ben je af van het staren naar een leeg scherm.

Een mail van Joost van Het Rad van dichtbij, met de gekozen onderwerpregel over de draaidag in amber en op een kaartje ernaast drie doorgestreepte alternatieven. — Verzonnen voorbeeld.

Waar helpt een chatbot je echt bij?

Een chatbot is sterk in alles wat met vorm te maken heeft en zwak in alles wat met jouw zaak te maken heeft. Hij weet niet wat er deze week in je werkplaats stond, wie je klanten zijn of waarom die ene cursus elk jaar volloopt. Dat moet allemaal van jou komen.

Wat hij daarna wel voor je doet:

Losse aantekeningen tot alinea's maken. Je typt acht korte regels op je telefoon, hij zet er een lopend verhaal van.
Inkorten. Een mail van 400 woorden terugbrengen naar 150 is werk waar jij op kunt zitten puzzelen en waar hij in één poging al ver mee komt.
Onderwerpregels voorstellen. Vijf varianten naast elkaar zien maakt kiezen makkelijker dan staren naar een leeg veld.
Meelezen. "Welke vraag blijft er voor een klant hangen na deze mail?" levert vaak één ding op dat je vergeten was te vermelden.
De saaie stukjes netjes opschrijven. Openingstijden, een routebeschrijving, de regels bij een aanmelding.

Er zijn twee manieren om zo'n hulp te gebruiken. Je werkt in een chatvenster en plakt de tekst daarna in je nieuwsbriefprogramma, of je gebruikt een schrijfhulp die al in dat programma zit. Je kunt de assistent ook aan je mailprogramma koppelen, zodat een voorstel meteen als concept klaarstaat; zo werkt de AI-koppeling van mailwerk.

Waar het misgaat

Twee dingen gaan er bijna altijd mis: verzonnen feiten en een toon die van niemand is.

Verzonnen feiten komen doordat een taalmodel gaten netjes opvult. Vraag je om een mail over een workshop en noem je de prijs niet, dan staat er ineens een prijs. Je leest eroverheen, want de zin loopt prettig. Zo belanden er data, bedragen, openingstijden en een zin als "al sinds 1987 een begrip in de buurt" in een mail die jij ondertekent. Daar is iets simpels tegen: zeg er bij je vraag bij dat hij [vierkante haken] moet gebruiken op elke plek waar hij iets niet weet. Dan zie je de gaten staan in plaats van dat ze gevuld zijn.

De toon is het tweede. Zonder voorbeeld schrijft een chatbot de gemiddelde marketingmail van het internet: veel enthousiasme, weinig inhoud, een middelste alinea die je kunt wegstrepen zonder dat er informatie verdwijnt. Een klant die je kent van de toonbank merkt dat je ineens anders praat. Dat is geen ramp, wel zonde, want juist die bekende toon is de reden dat iemand je mail opent.

Nog iets om op te letten: een chatbot vindt alles een goed idee. Vraag je hem een wervende mail te schrijven over iets waar niemand op zit te wachten, dan schrijft hij die. De vraag of je nieuws wel nieuws is, blijft van jou. Welke onderwerpen het waard zijn om te mailen staat in waarover schrijf je in een nieuwsbrief.

Geef materiaal, geen opdracht

Een goede vraag aan een chatbot bestaat voor het grootste deel uit jouw eigen materiaal. "Schrijf een nieuwsbrief voor mijn bloemenwinkel" is een opdracht zonder materiaal, en het antwoord is ernaar.

Zet deze vijf dingen in je bericht, in deze volgorde:

Wie je bent, in twee regels. "Ik heb een fietsenwinkel in een dorp, twee man, veel vaste klanten die hun fiets bij ons laten nakijken."
Voor wie de mail is. Vaste klanten, mensen die ooit een workshop deden, of iedereen op je lijst.
De feiten als losse punten. Wat er gebeurt, wanneer, waar, wat het kost, en wat je wil dat de lezer doet. Rommelig opgeschreven is prima.
Hoe je praat. Plak een eerdere mail of een stuk van je site erbij met de zin: zo klink ik, houd die toon aan.
De opdracht. "Maak hier drie korte alinea's van, hooguit 150 woorden, één vraag aan het eind, en zet vierkante haken waar je iets niet weet."

Vraag daarna om twee versies in plaats van één. Dan hoef je niet te oordelen over goed of slecht, maar kies je wat beter past, en meestal pak je uit allebei een stuk. Werkt het nog niet, dan ligt dat zelden aan de chatbot en bijna altijd aan punt drie: er zat te weinig in.

Bewaar de vraag die wel werkte. De volgende keer vervang je alleen de feiten en hoef je niet opnieuw uit te leggen wie je bent.

Wat je niet in een chatvenster plakt

Gegevens van klanten horen niet in een chatbot, ook niet even snel om een lijstje netjes te maken. De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg meldingen van datalekken die zo ontstonden: een medewerker van een huisartsenpraktijk zette medische gegevens van patiënten in een AI-chatbot, en bij een telecombedrijf ging het om een bestand met onder meer adressen van klanten. De bedrijven achter die chatbots slaan op wat erin gaat, schrijft de toezichthouder, waardoor die gegevens op hun servers terechtkomen zonder dat degene die ze intypte doorheeft wat ermee gebeurt. Lekte er op die manier iets uit, dan is melden bij de toezichthouder en bij de mensen om wie het gaat in veel gevallen verplicht. Die meldingen kwamen van grotere organisaties, maar wat je in zo'n venster plakt is bij een eenmanszaak niet anders.

Voor een nieuwsbrief heb je die gegevens ook helemaal niet nodig. Je schrijft één tekst voor iedereen, en de voornaam vult je verzendprogramma later in. Houd daarom buiten het chatvenster:

je adressenlijst of een stuk eruit, ook als het maar tien regels zijn;
namen van klanten met wat ze gekocht of geboekt hebben;
alles wat met gezondheid, geld of een dossier te maken heeft;
mails die je van klanten kreeg, als je ze wil laten samenvatten.

Kijk daarnaast in de instellingen van je eigen account wat er met je gesprekken gebeurt. Bij Claude staat bij de privacy-instellingen een schakelaar voor het verbeteren van de modellen; zet je die uit, dan worden nieuwe gesprekken daar niet meer voor gebruikt, schrijft Anthropic. Andere aanbieders hebben zo'n keuze op een vergelijkbare plek staan. Eén keer nakijken, en daarna weet je waar je aan toe bent.

Wat je zelf doet voor je verstuurt

De laatste ronde is handwerk en die kun je niet uitbesteden. Een tekst die uit een chatvenster komt, is af voor de helft: de vorm staat, de ziel moet er nog in.

Loop dit rijtje af, in deze volgorde:

Lees hardop. Elke zin die je aan de toonbank nooit zo zou zeggen, herschrijf je of gooi je weg.
Schrap de eerste alinea. Negen van de tien keer is dat een opwarmertje en begint je mail pas daarna.
Controleer elk getal. Data, prijzen, tijden en namen leg je naast je agenda of je site, niet naast je gevoel.
Zet er één eigen zin in. Iets van deze week: welke kleur het meest werd gekozen, wat er misging, wat een klant zei. Dat is het stuk dat geen enkel model kan verzinnen.
Houd één vraag over. Eén knop, één ding dat je de lezer vraagt.
Kies de onderwerpregel zelf. Laat er gerust vijf voorstellen, maar beslis met je eigen oor; hoe je dat doet staat in een onderwerpregel die mensen je nieuwsbrief laat openen.
Stuur jezelf een testmail en lees hem op je telefoon.

Van de eerste versie blijft dan nog een deel staan, terwijl de zinnen die ertoe doen er in jouw woorden staan. Niemand hoeft te weten hoe het begon, net zomin als iemand vraagt welk tekstprogramma je gebruikt.

Vragen die wel werken

Kleine, duidelijke vragen leveren meer op dan één grote opdracht. Dit zijn er vijf die je zo kunt overnemen.

"Hier staan mijn aantekeningen. Maak er drie alinea's van en voeg niets toe wat er niet staat."
"Kort deze mail in tot 120 woorden en houd alle data en bedragen erin."
"Geef vijf onderwerpregels van hooguit zestig tekens, zonder uitroeptekens en zonder woorden als uniek of exclusief."
"Lees deze mail als een klant die weinig tijd heeft. Welke vraag blijft er hangen?"
"Welke zinnen hieronder klinken als reclame? Noem ze, maar herschrijf ze niet."

Die laatste is de nuttigste van het stel. Je krijgt geen tekst terug, alleen een lijstje plekken waar het schuurt, en je herschrijft ze zelf. Zo gebruik je de chatbot als meelezer in plaats van als schrijver, en blijft de pen bij jou.

Heb je nog nooit een nieuwsbrief gestuurd, begin dan niet in een chatvenster. Schrijf eerst één mail helemaal zelf, hoe houterig ook. Die ene mail is daarna je voorbeeld van hoe jij klinkt, en dat voorbeeld is het waardevolste wat je een chatbot kunt geven.

Samengevat

Geef een chatbot materiaal uit je eigen zaak, geen kale opdracht; daar zit het hele verschil.
Laat hem vierkante haken zetten waar hij iets niet weet, anders verzint hij data en prijzen.
Plak een eerdere mail erbij als voorbeeld van je toon, anders krijg je de gemiddelde marketingmail.
Zet geen klantgegevens in een chatvenster: de Autoriteit Persoonsgegevens kreeg daar datalekmeldingen over.
Controleer elk getal zelf, schrap de eerste alinea en zet er één zin in die alleen jij kunt schrijven.
Als meelezer is een chatbot vaak nuttiger dan als schrijver.

Vragen

Moet ik erbij zetten dat een AI heeft meegeschreven?

Daarover gaat de Europese AI-verordening. Ondernemersplein vat de transparantieplicht voor ondernemers zo samen: gebruik je AI om inhoud als tekst of beeld te maken of te bewerken, dan meld je duidelijk dat het met AI is gemaakt. Twijfel je of dat voor jouw nieuwsbrief geldt, lees dan die pagina en houd het veilig: schrijf niets wat je zelf niet zou zeggen, controleer elk feit en zet je eigen naam eronder.

Komt een mail die met AI geschreven is eerder in de spam?

Daar beoordelen mailboxen niet op. Google vraagt in zijn richtlijnen voor afzenders om een kloppende afzender met SPF of DKIM, een makkelijke manier om je af te melden en weinig mensen die je mail als spam aanmerken. Over wie de tekst schreef staat er niets. Wat je wel merkt: een nietszeggende mail wordt vaker weggeklikt, en dat telt op den duur wel mee.

Welke is beter voor nieuwsbrieven, ChatGPT of Claude?

Voor een nieuwsbrief van een paar honderd woorden zijn de verschillen klein vergeleken met het verschil tussen een goede en een slechte vraag. Probeer dezelfde vraag een keer in allebei en kijk welke toon je prettiger vindt. Praktischer is de vraag welke je aan je nieuwsbriefprogramma kunt koppelen, zodat de tekst niet heen en weer geplakt hoeft te worden.

Mag ik mijn adressenlijst in een chatbot plakken om hem op te schonen?

Doe dat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg meldingen van datalekken die precies zo ontstonden, onder meer bij een bedrijf waar een bestand met klantadressen in een chatbot werd gezet. Opschonen, filteren en groepen maken doe je in je nieuwsbriefprogramma, waar die gegevens al staan en waar je afspraken mee hebt over wat er met ze gebeurt.

Merken mijn lezers dat ik hulp had bij het schrijven?

Ze merken het aan de tekst, niet aan het gereedschap. Opgeklopte bijvoeglijke naamwoorden, een alinea die niets zegt, een toon die niet bij je winkel past: daar haken mensen op af, of ze nu van een chatbot komen of van een tekstbureau. Zorg dat er concrete dingen in staan die alleen uit jouw zaak kunnen komen, dan is de vraag niet meer interessant.